Office Manager

Twój zakres obowiązków

Przygotowywanie raportów okresowych, analiz oraz zestawień na potrzeby Zarządu, w tym bieżące raportowanie budżetów i rozliczeń z partnerami zewnętrznymi.
Wsparcie Zarządu w bieżących zadaniach operacyjnych i administracyjnych, w tym koordynacja kalendarza spotkań.
Koordynacja procesów administracyjnych i operacyjnych w firmie.
Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz archiwizacją dokumentacji firmowej i pracowniczej, we współpracy z zewnętrznym biurem księgowym.
Przygotowywanie umów oraz bieżące wsparcie administracyjne Działu Sprzedaży.
Koordynacja przepływu leadów oraz współpraca operacyjna z Działem Marketingu.
Nadzór nad pracą recepcji kancelarii.
Administrowanie i bieżące zarządzanie narzędziami firmowymi.
Koordynacja procesów rekrutacyjnych, selekcji kandydatów, onboardingu i offboardingu pracowników.
Oganizacja działań employer brandingowych, wydarzeń integracyjnych oraz inicjatyw wspierających kulturę organizacyjną.
Dbanie o sprawny przepływ informacji oraz efektywną współpracę pomiędzy zespołami.

Posiadasz co najmniej 1 rok doświadczenia w podobnej roli.
Jesteś mistrzem „dowożenia” – nie wszystko zawsze idzie zgodnie z planem, ale Ty nigdy nie odpuszczasz, a każde zadanie w Twoich rękach trafia prosto do celu.
Biegle posługujesz się Excelem – jeżeli wiesz, czym jest tabela przestawna, to jest to dobry znak.
Wykorzystujesz AI, aby usprawnić swoją pracę i optymalizować procesy w codziennych zadaniach.
Potrafisz działać samodzielnie – nie czekasz na instrukcję obsługi każdego zadania, widzisz potrzebę, przejmujesz inicjatywę i działasz.
Dynamika to Twoje naturalne środowisko – gdy tempo rośnie, Ty zachowujesz spokój i precyzję, skutecznie ustalając priorytety.
Masz DNA „Problem Solvera” – dla Ciebie nie istnieją zwroty „nie da się” czy „to się nie uda”. Zawsze szukasz (i znajdujesz!) skuteczne rozwiązania.
Traktujesz błędy jako element procesu, popełniasz je, ale bierzesz za nie odpowiedzialność i minimalizujesz ich skutki.
Jesteś gotowa/gotowy do pracy stacjonarnej, z okazjonalną możliwością pracy zdalnej.
Dopuszczasz okazjonalną pracę poza standardowymi godzinami, jeśli wymaga tego sytuacja.

Środowisko CRM nie jest Ci obce – masz już pierwsze doświadczenia w pracy z systemami do zarządzania relacjami (np. Pipedrive).
Rozumiesz świat sprzedaży i marketingu – potrafisz „mówić językiem korzyści” i wiesz, jak wyglądają procesy pozyskiwania klientów.

Będziesz mieć realny wpływ na to, jak działa firma.
Otrzymasz przestrzeń do wdrażania własnych pomysłów i usprawnień.
Pełne wsparcie przełożonych i kolegów/koleżanek z pracy — panuje u nas współpraca, a nie rywalizacja.
Wdrożenie pod okiem mentorki, która wcześniej wykonywała tą pracę.
Zyskasz dodatkowe dni wolne — około 15 rocznie poza standardowym urlopem.
Brak korporacyjnych nonsensów i zbędnej biurokracji.
Będziesz uczestniczyć w różnorodnych projektach i współpracować z wieloma działami.
Zapewniamy dostęp do szkoleń z zakresu kompetencji miękkich, sprzedaży, prawa i finansów.
Nie mamy owocowych czwartków, ale w kuchni zawsze jest coś do jedzenia.
Nasze biuro znajduje się blisko metra Dworzec Gdański.